AI内製化の進め方を段階で設計する｜最初の3か月・6か月・その先で社内に残すものと、外部支援を外す条件

AI内製化を1回の導入として計画すると、動くものが出た時点で完了と扱われ、そこから先が続きません。この記事では、最初の3か月で決めること、6か月時点で社内に残っているべきもの、その先で外部支援を外してよい条件を順に示します。あわせて、途中で止まる形として多い「作った人の異動で動かなくなる」「2業務目へ広がらない」の2つを取り上げ、手前で何を用意しておくかを挙げます。自社が今どの段階にいて、次に何へ着手すべきかを判断する材料として使えます。

1回の導入として計画すると、動いた後が続かない

内製化の計画が、対象業務の選定から本番稼働までの線表1本で書かれていることがあります。この形だと、本番稼働の日が終点になります。稼働した後に残るはずの、社内の人が直せる状態や、業務が変わったときに判断できる状態は、線表のどこにも現れません。

実際には、稼働してからのほうが決めることが多くなります。出力が業務に合わなかったときに誰が直すのか、対象業務が変わったときに判定の条件をどう見直すのか、次の業務へ進む判断を誰が下すのか。こうした項目は、作っている最中には不要なので後回しになり、稼働後は日々の業務が優先されて決まらないまま残ります。

そこで、期間を区切り、区切りごとに確認するものを変えます。確認するものが期間ごとに違う、という点が肝になります。最初の期間は決まったかどうか、次の期間は社内に残ったかどうか、その先は社内だけで回ったかどうかを見ます。何を内製と呼び、どこを外注に残すかという線引きそのものは「生成AI・AIエージェントの内製化とは」で扱っています。

関連記事：生成AI・AIエージェントの内製化とは｜どこまで自社で持ち、どこを外注に残すか

3か月・6か月・その先で見るものが変わる

期間ごとの位置づけを先に並べます。月数は目安で、対象業務の発生頻度によって前後します。重要なのは、期間の終わりに何を確認するかを着手前に決めておくことです。

図の左から右へ一方向に進むように見えますが、条件を満たさない場合は同じ期間に留まります。次の期の作業を先に始めても、前の期で決まらなかった項目は消えず、後から判断の遅れとして表面化します。

最初の3か月で決めること

第1期で確認するのは、動くものができたかではなく、決まったかどうかです。3つあります。

対象業務を1つに絞る

最初の期間で最も時間を取られるのが、この絞り込みです。候補が複数残ったまま設計に入ると、どの業務にも当てはまる作りを目指すことになり、どれにも合わないものができます。含まない範囲まで書き出しておくことで、例外の多い区分を最初から外せます。稼働後の手戻りもそのぶん減ります。候補の並べ方と、最初は外したほうがよい業務の見分け方は「生成AI内製化はどの業務から始めるか」にまとめています。

関連記事：生成AI内製化はどの業務から始めるか｜候補をその場で絞り込む判定表と、最初は外す業務の見分け方

担当者を名前で決める

役職や部署ではなく、名前で決めます。「情報システム部が担当」という決め方だと、実際に手を動かす人が決まらないまま時間が過ぎます。必要なのは、手を動かす人と、業務側で出力の可否を決める人の2つの役割です。この2つが同じ人になる場合もありますが、その場合は判断が1人に集中するため、確認に入る人を別に置きます。工程ごとに誰が担うかの分け方は「AIエージェント内製と支援の分担」で扱っています。

関連記事：AIエージェント内製と支援の分担｜社内に置く3工程と外に任せる2工程、動かすのは最小3人

人が判断を持つ箇所を先に書く

稼働してから決めようとすると、不安が先に立って全件を人が確認する形に落ち着きます。そうなると作業量は変わりません。第1期のうちに、どの工程を人が見るかを工程の粒度で書き出しておきます。判断を残す箇所は、間違えたときに外部へ影響が出る工程と、業務の慣習で決まっていて明文化されていない工程です。この2つ以外は、記録を残したうえで機械側に寄せられます。

6か月時点で社内に残っているべきもの

第2期で確認するのは、社内に残ったかどうかです。動いているかではありません。動いていても、直せる人が1人しかいない状態は残ったとは言えません。

作った人以外が直せる状態

確認の方法は単純で、担当者以外の人に小さな修正を1件やってもらいます。読めば分かる状態かどうかは、読んでもらうまで分かりません。ここで詰まる原因は、たいてい手順が書かれていないことではなく、判定の条件をその値にした理由が残っていないことです。条件は設定を見れば分かりますが、理由は書かなければ残りません。

運用の記録

記録は2種類あります。1つは、出力を人が直した記録です。どの項目をよく直しているかが分かると、次に手を入れる場所が決まります。もう1つは、止まった記録です。いつ止まり、誰が気づき、どう戻したかを残します。どちらも、期間の終わりにまとめて作ることはできません。第2期の初めから残す形にしておきます。稼働後の受付や点検の組み立ては「内製したAIエージェントの運用・保守」を参照してください。

関連記事：内製したAIエージェントの運用・保守｜壊れたときに誰が直すかと、外部支援を外すタイミング

その先で外部支援を外してよい条件

第3期は、期間ではなく実績で判断します。支援を受けた月数が一定に達したことは条件になりません。社内だけで通せた実績があるかどうかを見ます。

すべてを一度に外す必要はありません。上の行から順に社内へ移し、下の行は残したままにする形が扱いやすくなります。判断の材料として、支援先へ依頼した内容を種類別に数えておきます。直近3か月分を並べたとき、業務の変化に伴う修正が多くを占めるなら、その領域は社内へ移せます。

外すときは、期限を決めた併走の期間を挟みます。相談の窓口だけを残した状態で1〜2か月動かし、社内で受けきれるかを確かめてから終えます。いきなり契約を終えると、最初に止まった日に戻せる人がいない状態になります。

止まり方1：作った人の異動で動かなくなる

第2期の確認を飛ばしたまま第3期へ進むと、この形になります。動いている間は問題が見えないため、異動や退職の辞令が出た時点で初めて気づきます。引き継ぎの期間は長くて数週間しかなく、その間に読める形へ作り直すのは間に合いません。

手前で用意しておくものは3つです。1つ目は、判定の条件とその理由を書いた資料を、部門の共有領域に置くこと。2つ目は、担当者以外の人が修正を通した実績を作っておくこと。3つ目は、アカウントと接続先の情報を個人名義から部門の管理下へ移しておくことです。3つ目は人事の手続きと連動するため、辞令の後では対応できないことがあります。

この形を避ける一番の方法は、第2期のうちに担当者を一時的に外して回してみることです。休暇の期間に合わせて、他の人だけで1〜2週間運用してみると、足りないものがその場で出ます。

止まり方2：2業務目へ広がらない

1業務目は動いているのに、次が始まらない状態です。原因は、作ったものが1業務目に合わせて作り込まれていて、載せ替えられる部分がないことと、次の対象を決める場が無いことの2つに分かれます。

前者は、第2期の終わりに、次へ持っていける部分とそうでない部分を分けておくと避けられます。データの取り込みや承認の流れは載せ替えやすく、判定の条件や業務側の手順は作り直しになります。分け方と、広げる順番の決め方は「内製したAIエージェントを2業務目へ広げる」で扱っています。

関連記事：内製したAIエージェントを2業務目へ広げる｜1業務目の型のどこを使い回し、どこを作り直すか

後者は、次の対象を決める場を定例に組み込むことで避けられます。1業務目が稼働した時点で候補の一覧を更新し、いつ決めるかを日付で置きます。日付が無いと、日々の業務が優先されて先送りになります。効果の測り方を先に決めておくと、次へ進む判断も出しやすくなります。測る項目の置き方は「AI導入の効果測定・効果検証」にまとめています。

関連記事：AI導入の効果測定・効果検証｜導入前後を比べて削減額を出し、継続・中止を決める

自社が今どの段階にいるかを見る

期間の経過ではなく、満たしている項目で判断します。開始から半年が経っていても、対象業務が1つに決まっていなければ第1期です。

期間が延びているときに見る場所

予定より遅れている場合、作業量が原因であることは多くありません。決まっていない項目で止まっていることのほうが多くなります。

最初に見るのは、対象業務の範囲が広がっていないかです。打ち合わせのたびに「この場合はどうするか」が追加され、含まない範囲が消えていることがあります。次に見るのは、決める人が場にいるかです。出力の可否を決められる人が不在のまま検討だけが進むと、持ち帰りの回数だけが増えます。3つ目は、担当者の時間が確保されているかです。兼務の場合、繁忙期に数週間空くと、前回どこで詰まったかを思い出すところから再開することになります。

延びていること自体は問題ではありません。問題になるのは、何が決まっていないかが分からないまま日数だけが過ぎることです。期間の終わりに確認する項目を先に置いておくと、遅れたときに何を埋めればよいかが分かります。

まとめ：AI内製化を段階で設計するときの要点

• 1回の導入としてではなく期間で区切り、期間ごとに確認するものを変える。最初は決まったか、次は社内に残ったか、その先は社内だけで回ったかを見る
• 最初の3か月では、対象業務を1つに絞り、担当者を名前で決め、人が判断を持つ箇所を工程の粒度で書き出す
• 6か月時点では、作った人以外が直せる状態、判定の条件とその理由、直した記録と止まった記録、更新された手順書、部門の管理下にある置き場所と権限が残っているかを確認する
• 外部支援は月数ではなく、社内だけで通せた実績で外す。業務側の修正から順に移し、基盤や認証は外に置いたままでよい
• 作った人の異動で止まる形は、担当者を一時的に外して回してみることで手前に見つけられる
• 2業務目へ広がらない形は、載せ替えられる部分の切り分けと、次を決める日付を置くことで避けられる
• 段階の判定は経過した月数ではなく、満たしている項目で行う

Augueでは、対象業務の選定から社内で直せる状態を作るところまで、期間を区切って進めるAI内製化の支援を行っています。今どの段階にいて次に何へ着手すべきかを整理したい方は、是非ご相談ください。

よくある質問

3か月・6か月という区切りは、どの会社にも当てはまりますか？

月数そのものが決まっているわけではありません。区切りの意味は、決めることが終わる時点と、社内に残ったかを確かめる時点を先に置くことにあります。対象業務の発生頻度が月に数件しかない場合は、社内で直した実績を積むのに時間がかかるため、確認の時点を後ろへずらします。逆に毎日発生する業務なら、同じ確認をより早い時点で行えます。

途中で対象業務を差し替えてもよいですか？

差し替え自体は問題ありません。判断の材料は、詰まっている原因が題材にあるのか、進め方にあるのかです。対象データが集まらない、関係者の合意が取れないといった題材側の事情なら、早めに替えたほうが進みます。手が空かない、決める人が不在といった進め方側の事情なら、題材を替えても同じ場所で止まります。

支援会社との契約期間は、どう区切って結べばよいですか？

最初から長期で結ぶよりも、期間の区切りごとに範囲を見直せる形にしておくと調整しやすくなります。契約の更新時に、社内が担った作業と依頼した作業を種類別に並べ、次の期間でどちらへ寄せるかを決めます。金額だけの更新判断にすると、依頼の内容が変わらないまま期間だけが延びます。

経営へは、どの時点で何を報告すればよいですか？

区切りの時点ごとに、決まったことと社内に残ったものを報告します。最初の期間は対象業務と担当者、人が判断を持つ箇所が決まったかどうか、次の期間は社内だけで修正できた件数と運用の記録の有無です。効果額だけを求められる場合でも、測り方を先に合意しておかないと、数字の出どころで議論が止まります。

全社へ広げるのは、どの段階からですか？

1つ目の業務が社内の手だけで回り、記録が残るようになってからです。その前に部門を増やすと、質問の窓口が担当者1人に集まり、最初の業務の手当てが止まります。広げる順番は、部門の規模ではなく、対象業務の性質が1つ目と近いかどうかで選ぶと、作ったものを載せ替えやすくなります。

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