法改正に合わせて社内規程を改定する｜改正点の洗い出しから改定案・周知・改訂履歴まで

改正の内容は分かるのに、どの規程に当たるかで止まる

法改正や制度変更の情報そのものは、たいてい社内に届いています。官公庁のメール配信、業界団体の通知、顧問先からの案内、購読している情報サービス。届いた時点で「何がいつから変わるか」までは分かります。

時間がかかるのはその先です。自社の規程のどの条が当たるのか、ぶら下がっている様式や手順書のどこを直すのか、直さなくてよい部分はどこか。これを確かめるには、社内に何本あるか把握しきれていない文書を端から読み直すことになります。担当者が記憶を頼りに「たしかあの規程にも書いてあったはず」と探す作業が、改正のたびに繰り返されます。

そのため、同じ抜け方を何度もします。

• 規程を所管する部署が自部署の文書だけを見て、他部署の規程に同じ基準が書かれていることに気づかない
• 規程本体は改定したが、申請様式や記入例、現場の手順書が古い基準のまま残る
• 適用日をまたぐ案件をどちらの基準で扱うかを決めないまま施行日を迎え、問い合わせが所管部署へ集まる

この記事では、改正の通知を受け取ってから現場の運用が切り替わるまでを工程に分け、機械で出せる範囲と、所管部署が決めるしかない範囲を分けて整理します。扱うのは社内で回す手順の形だけで、個別の法令がどう変わったかの解釈には踏み込みません。

工程を5つに分け、人が決める位置を先に引く

改正対応をひとまとまりの作業として見ていると、どこを仕組みに載せられるのか判断できません。次の5つに分けると、工程ごとに置き場所が決まります。

線を引く位置は、間違えたときに気づけるかどうかで決まります。影響する文書の洗い出しや条文の突き合わせは、挙がったものを人が見れば過不足に気づけます。適用日の決定や最終承認は、間違えたまま流れると現場が誤った基準で手続きを始めます。 前者を機械へ、後者を所管部署へ置きます。

工程を通常のプログラム・AI・人の承認へ仕分ける考え方そのものは「AIエージェントにどこまで任せるか」にまとめてあります。改正対応で生成AIが要るのは、突き合わせの分類と文言案のあたりで、参照関係を引く部分は決められた規則で動かせます。

関連記事：AIエージェントにどこまで任せるか｜工程を通常のプログラム・AI・人の承認に仕分ける基準

影響する規程は、法令名ではなく義務の中身で引き当てる

影響する文書を探すとき、改正された法令の名前で社内文書を全文検索する方法がまず思い浮かびます。これはほとんど当たりません。規程の条文には法令名が書かれていないことが多く、書かれていても引用の形が文書ごとに違うためです。

当たるのは、改正で変わる義務の中身のほうです。保存する期間、通知に要する日数、承認する役職、記録として残す項目、対象になる人や取引の範囲。こうした「値と条件」で社内文書を引くと、法令名を書いていない条文も拾えます。

そのためには、参照関係の一覧を先に作っておく必要があります。社内文書を読み込んで、規程名・条番号・様式番号・期間や金額の基準値・承認者の役職を抜き出し、どの文書がどの基準を持っているかを一覧にしておきます。この一覧を作る仕組みは、改正対応のためだけに作るものではありません。散らばった社内文書を集めて横断的に扱う側の設計は「社内文書検索をAIで横断する」にまとめてあり、そこで作る索引に基準値の抽出を足す形で足ります。

関連記事：社内ドキュメントの検索をAIで横断する｜全文検索との違いと権限設計

一覧があれば、改正の要点から引く操作は短時間で終わります。無い状態で改正を迎えると、全文書をその都度読み直すことになり、改正のたびに同じ費用と時間がかかります。

突き合わせの結果は、4つに振り分ける

現行条文と改正後に求められる状態を並べただけでは、担当者の作業は減りません。読んで判断する量が変わらないためです。並べた結果を、次の4つのどれかに振り分けさせます。

実務で効くのは3番目と4番目です。1番目と2番目は突き合わせれば出ますが、規程に書かれていない運用は、規程だけを読んでも見つかりません。改正で新しく義務が増えたとき、当たる条文が無いことと、対応が要らないことは違います。 条文が見つからなかった項目を「該当なし」で片付けず、規程の外で回っている運用がないかを確認する行として残す設計にします。

4番目を出させることも欠かせません。判断が付かない項目まで無理に分類させると、機械が出した分類を人がそのまま信じる形になります。確信が持てない場合は分類せずに理由とともに挙げる、という出し方にしておくと、確認が要る箇所だけへ人の時間を寄せられます。

改定案のたたき台は、文言より「直す箇所の一覧」が効く

改定案というと条文の文言を思い浮かべますが、担当者の負担が大きいのは文言を書くことではありません。直す箇所を漏れなく挙げること、そして規程本体以外の文書との整合を保つことです。

たたき台として出させると役に立つのは、次のような形です。

• 条ごとに、変更前・変更後・変更の意図を並べた一覧
• 条番号が繰り上がる場合に、その条を引用している他の文書の該当箇所
• 基準値が変わる場合に、同じ値を本文へ書き写している様式や手順書の一覧
• 改定によって新しく必要になる記録項目と、それを受ける様式の欄

条文の文言そのものは、案として出させたうえで人が1文ずつ判断します。規程の文言は他の規程との書き方の揃い方で意味の範囲が動くため、そのまま採用する運用にはしないほうが安全です。既存の条文を学習材料として渡し、書き方を揃えた案を出させるところまでが、任せる範囲として扱いやすくなります。

所管部署が決める4つを、たたき台と一緒に出さない

適用日、経過措置、労使手続きの要否、最終承認。この4つは、機械が候補を出せても決めさせない範囲です。たたき台へ最初から書き込んでおくと、決めた覚えのないまま流れていきます。

労使手続きは、機械の判定に載せないほうがよい部分です。従業員の代表から意見を聴く、行政へ届け出る、労働組合と協議するといった手続きが要るかどうかは、変える内容と自社の状況で変わります。分類だけ機械が示して人が確認する形にしても、「不要」と表示されたものを確認せずに通す運用に寄りがちです。従業員の扱いに関わる条を含む改定だと分かった時点で、人事へ回す経路を固定しておくほうが崩れません。

規程の外側も、同じ改正対応の中で直す

条文を直して決裁が下りると、そこで対応が終わったように見えます。実際にはまだ現場は切り替わっていません。従業員が触れるのは条文ではなく、申請の様式、業務システムの入力画面、手順書、研修の教材のほうです。

改正対応の工程に、次の引き渡しを含めておきます。

• 様式と記入例の項目を、改定後の条文に合わせて直す
• 業務システムの入力項目や上限値、承認の経路を改修する必要があるかを情報システムへ確認する
• 現場の手順書に書かれた基準値と手順の順序を直す
• 研修や新入社員向けの教材に載っている内容を、次回の実施までに差し替える

このうち業務システムの改修だけは、適用日から逆算して早めに見当を付けておく必要があります。条文の改定は決裁が下りれば反映できますが、システムの改修は開発の期間が要ります。規程の改定作業を始めた段階で、システムに関わる項目があるかどうかだけ先に見る順序にしておくと、適用日の直前に慌てずに済みます。

改定が確定したら、既存の改訂管理へ引き渡す

法改正への対応は、改定が確定した時点で特別な作業ではなくなります。そこから先は、社内都合の改定でも法改正による改定でも同じ流れです。版数を振り、改訂履歴を記録し、対象者へ周知し、旧版を失効させる。法改正対応の仕組みを別建てで作らず、この既存の流れへつなぐ形にします。

引き渡すときに、法改正の場合だけ足しておく項目が2つあります。改訂履歴の変更理由の欄に、どの改正に対応したものかを書くこと。そして、対応済みと判断して改定しなかった条についても、判断した記録を残すことです。後から外部に説明を求められたとき、直した理由より「なぜ直さなかったか」のほうが答えにくくなります。

改訂履歴の様式そのものと、旧版の残し方、周知の対象を絞る方法は「規程・マニュアルの改訂管理と改訂履歴の書き方」にまとめてあります。そちらの仕組みが先に入っているなら、法改正対応で足すのは改正の要点を読み解いて影響範囲を引くところまでで済みます。

関連記事：改訂履歴の書き方と記入例｜マニュアル・規程の6つの欄、改訂の手順と最新版の管理

周知の文面は、改正の内容をそのまま伝える形にしないほうが届きます。従業員が知りたいのは法令がどう変わったかではなく、適用日から自分の手続きが何に変わるかです。変更点を業務の言葉へ置き換え、対象になる部署と役割ごとに書き分ける部分は、機械が下書きできます。ただし条文の意味を狭めたり広げたりしていないかの確認は、所管部署が持ちます。

どの順で手を付けるか

1. 直近1回の改正対応を振り返り、工程ごとにかかった時間を書き出す
2. 影響範囲の洗い出しに使った時間が全体の半分以上なら、参照関係の一覧づくりから始める
3. 改正の影響を受けやすい規程を数本選び、条・様式・基準値・承認者を抜き出して一覧にする
4. 次の改正で、影響する文書の一覧と4分類の突き合わせまでを試す
5. 出てきた一覧の過不足を人が確認し、拾えなかったものの原因を一覧の作り方へ戻す
6. 改定案のたたき台と、様式・手順書の修正案まで広げる
7. 既存の改訂管理へつなぎ、変更理由と不改定の判断記録が残る形にする

4を「次の改正で試す」としているのは、改正が起きないと使い勝手を確かめられないためです。過去の改正を使って再現することもできますが、そのときは正解を知った状態で作ることになり、拾えなかったものが見えません。過去の改正で仕組みを組み、次の改正で確かめる順序にします。

対象業務の選び方から、次の工程へ進む前に何を決めておくかまでの全体像は「AIエージェント開発の進め方」を参照してください。法改正への対応は、処理する件数が多い業務ではありません。件数で効果を出す設計ではなく、抜けたときの影響が大きい箇所を確実に挙げる設計が合っています。規程の改訂を含む総務まわりの業務をまとめて切り出す進め方は「総務の仕事をAIエージェントで回す」にもまとめてあります。

関連記事：AIエージェント開発の進め方｜対象業務の選び方と4工程の全体像、次へ進む前に決めること

関連記事：総務の仕事をAIエージェントで回す｜社内問い合わせ・規程の改訂・備品発注の切り出し方

まとめ：法改正への規程改定を仕組みに載せるときの要点

• 時間がかかるのは改正の内容を知ることではなく、自社のどの規程・様式・手順書に当たるかを確かめる工程
• 工程は改正の要点の整理・影響する文書の特定・現行条文との突き合わせ・改定案のたたき台・適用日と手続きの決定に分けると、置き場所が決まる
• 影響する文書は法令名ではなく、期間や金額の基準値、承認者の役職といった義務の中身で引く
• 参照関係の一覧を先に作っておく。無いと改正のたびに全文書を読み直すことになる
• 突き合わせの結果は、対応済み・条文の改定が要る・規程の外で運用している・判断が付かない、の4つへ振り分ける
• 条文が見つからないことと対応が要らないことは違う。規程の外で回っている運用を確認する行として残す
• 改定案は文言より、条番号の繰り上がりや基準値を書き写している文書の一覧のほうが効く
• 適用日・経過措置・労使手続きの要否・最終承認は所管部署が決める。従業員の扱いに関わる条を含むなら人事へ回す経路を固定する
• 様式、業務システムの入力項目、手順書、教材まで含めて直す。システム改修だけは適用日から逆算して早めに見る
• 改定が確定したら既存の改訂管理へ引き渡し、対応した改正と、改定しなかった条の判断記録を残す

Augueでは、社内文書から基準値や参照関係を抜き出して影響範囲を出す仕組みや、条文の突き合わせと改定案の下書きまでを扱うAIエージェントの開発に対応しており、どこまでを機械に寄せ、どこから人事・法務が判断を持つかの線引きから一緒に設計できます。自社の改正対応のどこが仕組みに載るか整理したい方は、是非ご相談ください。

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よくある質問

法改正の情報そのものをAIに集めさせてよいですか？

集めさせる範囲は、公的機関や購読している情報サービスから届いた文書の要約と仕分けまでにとどめるのが無難です。改正の有無や内容をAIに調べさせて答えさせると、実在しない改正や古い情報が混ざったときに気づけません。入手の経路は今まで通り人が確保し、届いた文書を読み解いて社内の規程へ当てる部分を機械に寄せる形にします。

社会保険労務士や顧問弁護士へ委託している部分と、どう住み分けますか？

外部の専門家に頼むのは、改正の解釈と、自社の改定案がその解釈に合っているかの確認です。社内のどの規程・様式・手順書が影響を受けるかの洗い出しは、社内の文書を全部見ないと出せないため外へは出しにくく、ここを社内で用意しておくと相談の往復が減ります。洗い出した一覧と改定案のたたき台を持ち込む形にすると、確認してもらう範囲が絞れます。

グループ会社や拠点ごとに規程が分かれている場合はどう進めますか？

参照関係の一覧を会社ごとに分けて持ち、改正の要点を引くときは全社分を横断して引く形にします。同じ内容の規程でも会社ごとに条番号や基準値が違うことが多く、一本化してから対応しようとすると改正に間に合いません。まず横断して影響範囲を出せる状態を作り、規程そのものを揃えるかどうかは別の課題として切り離すほうが進みます。

改正がめったに起きない規程にも同じ仕組みが要りますか？

改正の頻度ではなく、1回の改正で直す文書の数で判断するほうが実態に合います。数年に1度でも、当たる様式や手順書が数十あるなら洗い出しの手間は毎回同じだけかかります。逆に影響する文書が数点で収まる規程は、参照関係の一覧を作る手間のほうが上回るので、対象から外しておいて構いません。

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